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策 和 考 量 ， 鸿 博 档 案 通 过 提 供 档 案 资 源 管 理 系 统 和 档 案 异 质 异 地 灾 备 方 案 为 核 心 ， 串 联 管 理 过 程 中 其 他 模 块 ， 为 客 户 提 供 一 站 式 档 案 解 决 方 案 。 专 业 服 务 深 刻 理 解 行 业 需 求 ， 准 确 把 握 法 规 标 准 ， 洞 悉 技 术 发 展 趋 势 档 案 管 理 咨 询 如 何 建 立 档 案 管 理 体 系 ？ 如 何 科 学 、 合 理 对 档 案 进 行 分 类 ？ 如 何 建 立 档 案 与 档 案 之 间 的 有 机 联 系 ？ 如 何 选 择 档 案 管 理 软 件 和 硬 件 ？ 如 何 长 期 对 档 案 信 息 进 行 分 析 和 利 用 ？ 存 储 备 份 与 馆 室 托 管 纸 质 档 案 没 有 空 间 存 放 ？ 电 子 索 引 无 法 与 实 体 档 案 存 放 位 置 对 应 ？ 特 殊 载 体 长 期 存 储 的 策 略 ？ 如 何 确 保 长 期 存 储 后 ， 介 质 仍 然 可 用 ？ 如 何 确 保 档 案 安 全 ？ 经 典 案 例 鸿 博 服 务 近 百 家 诸 如 保 险 金 融 公 司 、 会 计 事 务 所 、 文 化 艺 术 品 交 易 中 心 、 房 地 产 公 司 上 市 公 司 、 政 府 事 业 单 位 查 看 更 多 》 关 于 我 们 安 徽 鸿 博 档 案 数 据 科 技 有 限 公 司 , 一 直 专 注 于 档 案 管 理 咨 询 、 档 案 整 理 、 档 案 软 件 、 档 案 数 字 化 等 企 业 档 案 管 理 。 鸿 鹄 之 志 、 博 采 众 长 ， 创 新 发 展 。 为 客 户 打 造 一 个 全 流 程 智 能 化 档 案 管 理 平 台 ， 实 现 档 案 价 值 深 度 挖 掘 ， 让 档 案 更 好 的 服 务 于 企 业 ， 服 务 于 社 会 。 鸿 博 档 案 遵 循 档 案 管 理 工 作 的 科 学 规 律 ， 推 进 客 户 对 档 案 资 源 进 行 全 面 整 合 ， 让 客 户 档 案 更 安 全 、 更 增 值 。 查 看 更 多 》 新 闻 动 态 第 一 时 间 为 您 传 达 公 司 最 新 动 态 、 行 业 资 讯 、 档 案 知 识 2 2 2 0 2 1 . 1 2 徐 州 国 投 环 保 能 源 有 限 公 司 合 肥 分 公 司 领 导 莅 临 匡 易 旗 下 公 司 合 作 单 位 参 观 考 察 2 0 2 1 年 1 2 月 1 6 日 ， 徐 州 国 投 环 保 能 源 有 限 公 司 合 肥 分 公 司 领 导 莅 临 匡 易 旗 下 公 司 合 作 单 位 参 观 考 察 ， 并 对 于 公 司 档 案 工 作 的 开 展 进 行 相 互 讨 论 交 流 。 . . . 查 看 更 多 合 肥 企 业 档 案 管 理 过 程 ： 一 句 话 读 懂 档 案 整 理 的 概 念 2 0 2 3 . 0 4 . 1 6 档 案 整 理 ， 就 是 按 照 一 定 原 则 对 档 案 实 体 进 行 系 统 分 类 、 组 合 、 排 列 、 编 号 和 基 本 编 目 ， 使 之 有 序 化 的 过 程 。 档 案 整 理 是 档 案 工 作 业 务 中 的 基 础 环 节 ， 通 过 整 理 ， 使 档 案 能 够 全 面 、 系 统 地 反 映 立 档 单 位 的 工 作 活 动 面 貌 ， 提 示 文 件 材 料 之 间 的 相 互 联 系 ， 以 便 于 档 案 的 管 理 和 利 用 。 （ 一 ） 档 案 整 理 的 类 型 档 案 整 理 可 以 分 为 以 下 三 种 类 型 ： 1 、 系 统 排 列 和 编 目 ； 2 、 局 部 调 整 ； 3 、 全 过 程 整 理 （ 二 ） 档 案 整 理 的 内 容 和 步 骤 档 案 整 理 的 内 容 ， 从 性 质 上 分 ， 包 括 系 统 化 和 编 目 两 部 分 。 档 案 的 系 统 化 ， 就 是 对 档 案 的 内 容 和 成 份 进 行 科 学 分 析 和 综 合 的 工 作 ， 即 按 照 一 定 的 原 则 和 方 法 对 档 案 分 门 别 类 、 组 织 案 卷 、 有 序 排 列 ， 使 这 构 成 一 个 有 机 联 系 的 整 体 ， 具 体 内 容 包 括 ： 区 分 全 宗 、 全 宗 内 档 案 的 分 类 、 组 卷 、 卷 内 文 件 的 排 列 、 案 卷 排 列 等 ； 档 案 的 编 目 是 以 一 定 形 式 揭 示 和 介 绍 档 案 内 容 和 形 式 特 征 的 工 作 ， 具 体 内 容 包 括 ： 卷 内 文 件 的 编 号 、 卷 内 文 件 目 录 和 备 考 表 的 编 制 、 案 卷 封 面 填 写 、 档 号 和 案 卷 目 录 的 编 制 等 。 系 统 化 是 编 目 工 作 的 基 础 ， 编 目 是 系 统 化 的 体 现 。 （ 三 ） 档 案 整 理 的 原 则 档 案 整 理 工 作 应 该 按 照 档 案 的 形 成 规 律 和 特 点 ， 保 持 文 件 之 间 的 历 史 联 系 ， 充 分 利 用 原 有 的 整 理 基 础 ， 便 于 档 案 的 管 理 和 利 用 ， 这 是 档 案 整 理 的 基 本 原 则 。 1 、 保 持 文 件 之 间 的 历 史 联 系 所 谓 文 件 之 间 的 历 史 联 系 ， 是 指 文 件 在 产 生 和 处 理 过 程 中 所 形 成 的 内 在 联 系 ， 主 要 表 现 在 文 件 的 来 源 、 时 间 、 内 容 和 形 式 等 方 面 。 2 、 充 分 利 用 原 有 的 整 理 基 础 充 分 利 用 原 有 的 整 理 基 础 ， 是 指 对 于 已 经 整 理 过 的 档 案 ， 不 要 轻 易 打 乱 原 有 的 整 理 体 系 ， 重 新 整 理 ， 这 就 是 我 国 档 案 蜀 惯 称 的 “ 充 分 利 用 原 基 础 ” 。 3 、 便 于 档 案 的 保 管 和 利 用 ， 是 档 案 整 理 工 作 的 出 发 点 和 根 本 目 的 ， 也 是 衡 量 档 案 整 理 质 量 的 最 终 尺 度 。 查 看 更 多 数 字 档 案 共 享 中 心 建 设 探 索 ― ― 鸿 博 档 案 2 0 2 3 . 0 4 . 1 5 我 公 司 徐 文 龙 ， 在 档 案 核 心 期 刊 《 中 国 档 案 》 发 布 文 章 ， 探 讨 国 企 转 型 背 景 下 ， 档 案 共 享 中 心 建 设 的 可 行 性 。 《 中 国 档 案 》 创 刊 于 1 9 5 1 年 ， 是 中 华 人 民 共 和 国 国 家 档 案 局 主 管 ， 中 国 档 案 杂 志 社 主 办 的 业 务 指 导 类 刊 物 。 当 前 ， 国 有 企 业 数 字 化 转 型 正 全 面 展 开 ， 必 将 为 产 业 格 局 优 化 和 产 业 链 现 代 化 带 来 深 刻 影 响 ， 引 导 数 字 经 济 和 实 体 经 济 深 度 融 合 ， 推 动 经 济 高 质 量 发 展 。 ● 宏 观 环 境 ● 1 . 从 “ 管 资 产 ” 到 “ 管 资 本 ” 的 政 策 转 变 2 0 1 8 年 ， 《 国 务 院 关 于 推 进 国 有 资 本 投 资 、 运 营 公 司 改 革 试 点 的 实 施 意 见 》 发 布 ， 国 有 资 本 投 资 、 运 营 公 司 按 照 “ 管 资 本 ” 的 方 式 管 理 企 业 ， 这 种 新 的 管 理 模 式 将 更 好 地 确 立 企 业 的 市 场 主 体 地 位 。 国 有 企 业 改 革 发 挥 企 业 平 台 作 用 、 立 足 产 业 发 展 、 提 升 管 理 水 平 ， 基 本 形 成 了 “ 以 ‘ 产 业 平 台 ’ 为 核 心 、 以 ‘ 创 新 平 台 ’ 为 引 擎 、 以 ‘ 开 放 平 台 ’ 为 载 体 、 以 ‘ 资 本 平 台 ’ 为 支 撑 ” 的 发 展 局 面 。 2 . 档 案 管 理 内 容 复 杂 化 随 着 企 业 管 理 精 细 化 和 业 务 流 程 管 理 平 台 化 开 展 ， 档 案 数 据 作 为 企 业 资 产 越 来 越 受 到 重 视 ， 但 国 有 企 业 下 属 分 、 子 公 司 多 ， 业 务 经 营 形 式 多 且 复 杂 ， 导 致 企 业 内 部 形 成 的 档 案 数 量 多 且 复 杂 。 企 业 O A 系 统 、 企 业 信 息 管 理 系 统 等 均 产 生 大 量 电 子 档 案 。 企 业 生 成 档 案 载 体 类 型 众 多 ， 如 纸 质 档 案 、 照 片 档 案 、 实 物 档 案 等 。 企 业 生 成 的 电 子 文 件 存 储 格 式 繁 多 ， 如 M D B 、 X M L 、 T X T 等 。 3 . 档 案 管 理 缺 少 顶 层 设 计 国 有 企 业 大 量 电 子 档 案 、 纸 质 档 案 散 落 在 各 个 子 公 司 或 部 门 。 企 业 内 部 除 文 书 档 案 实 行 集 中 归 档 外 ， 业 务 档 案 和 电 子 文 件 等 散 存 于 各 个 业 务 系 统 中 ， 如 会 计 档 案 、 电 子 公 文 等 。 集 团 或 子 公 司 部 分 档 案 按 照 相 应 国 家 标 准 进 行 科 学 分 类 ， 其 他 业 务 档 案 尚 未 进 行 统 一 科 学 分 类 ， 各 环 节 保 管 责 任 未 明 确 落 实 。 企 业 内 部 前 端 业 务 部 门 主 要 根 据 自 身 职 能 和 业 务 视 角 进 行 档 案 分 类 和 编 号 ， 未 站 在 集 团 层 面 、 档 案 全 生 命 周 期 、 业 务 流 程 基 础 上 分 类 ， 从 而 导 致 档 案 资 源 存 储 和 利 用 规 划 不 系 统 、 不 全 面 。 4 . 归 档 材 料 质 量 不 高 国 有 企 业 档 案 齐 全 完 整 程 度 及 归 档 质 量 有 待 进 一 步 提 升 。 档 案 收 集 不 齐 全 ， 部 分 档 案 应 收 未 收 。 归 档 案 卷 、 文 件 质 量 差 ， 已 收 集 的 档 案 中 包 含 复 印 件 、 传 真 件 、 不 规 范 件 等 ； 电 子 文 件 和 电 子 档 案 的 管 理 手 段 落 后 ， 只 能 通 过 打 印 或 硬 盘 存 储 电 子 文 件 和 档 案 ， 没 有 专 门 的 电 子 文 档 管 理 系 统 做 支 撑 ， 对 电 子 文 件 的 分 类 、 利 用 、 长 期 安 全 存 储 缺 乏 手 段 。 数 据 质 量 差 ， 未 对 电 子 文 件 的 主 数 据 、 元 数 据 、 数 据 模 型 进 行 规 划 管 理 和 规 范 ， 电 子 文 件 和 档 案 存 在 丢 失 和 无 法 利 用 的 风 险 。 ● 建 设 意 义 ● 在 国 有 企 业 改 革 和 新 技 术 环 境 下 ， 国 有 企 业 档 案 工 作 正 面 临 着 巨 大 的 挑 战 与 机 遇 ， 必 须 面 向 未 来 ， 主 动 跟 进 ， 快 速 适 应 ， 以 服 务 企 业 发 展 的 中 心 工 作 为 目 标 ， 改 变 传 统 观 念 和 方 式 ， 以 服 务 的 理 念 和 数 据 化 的 思 维 重 新 审 视 和 界 定 企 业 档 案 管 理 工 作 ， 充 分 发 挥 档 案 专 业 优 势 ， 在 数 据 资 源 的 科 学 分 类 、 数 字 资 产 的 长 期 保 管 、 数 据 资 源 整 合 、 数 据 标 准 规 范 等 方 面 发 挥 重 要 作 用 ， 使 档 案 工 作 迈 上 新 台 阶 ， 为 国 有 企 业 建 设 成 为 “ 专 业 化 、 市 场 化 、 价 值 化 的 产 业 赋 能 型 投 资 平 台 ” 提 供 坚 强 的 支 撑 和 保 障 。 1 . 建 立 档 案 管 理 共 享 模 式 ， 变 监 管 为 服 务 档 案 管 理 模 式 由 现 有 的 分 散 管 理 转 变 为 共 享 管 理 ， 共 享 的 本 质 其 实 就 是 “ 让 集 中 的 更 集 中 ， 让 分 散 的 更 分 散 ” ， 使 集 团 公 司 与 分 公 司 、 子 公 司 管 理 关 系 上 的 管 控 模 式 相 适 应 。 国 有 企 业 通 过 建 设 基 于 标 准 化 、 流 程 化 的 档 案 共 享 服 务 中 心 ， 能 够 实 现 同 质 业 务 向 共 享 服 务 中 心 的 转 移 。 2 . 打 破 业 务 系 统 壁 垒 ， 突 破 地 域 和 业 态 限 制 近 年 来 ， 国 有 企 业 信 息 化 建 设 稳 步 推 进 。 但 是 ， 由 于 各 业 务 信 息 系 统 基 本 上 是 纵 向 部 署 ， 加 上 管 理 方 式 影 响 ， 客 观 上 造 成 了 信 息 “ 壁 垒 ” ， 形 成 信 息 “ 孤 岛 ” 。 因 此 ， 数 字 档 案 共 享 中 心 的 建 设 正 是 解 决 这 一 问 题 的 有 效 手 段 ， 通 过 打 通 企 业 各 业 务 系 统 与 档 案 管 理 系 统 的 数 据 通 道 ， 可 实 现 企 业 信 息 资 源 的 集 中 统 一 、 横 向 融 合 管 理 和 高 效 开 发 利 用 。 3 . 实 现 档 案 管 理 转 型 ， 助 推 国 有 企 业 数 字 化 转 型 随 着 国 有 企 业 及 分 公 司 、 子 公 司 的 业 务 发 展 ， 各 个 业 务 模 块 均 不 同 程 度 实 现 了 信 息 化 。 档 案 管 理 部 门 作 为 重 要 的 业 务 支 撑 部 门 ， 应 该 建 立 相 应 的 数 字 档 案 管 理 平 台 ， 从 而 支 撑 集 团 整 体 数 字 化 转 型 。 档 案 的 原 始 记 录 属 性 和 档 案 价 值 鉴 定 理 论 在 甄 别 和 提 取 业 务 系 统 产 生 的 海 量 数 据 过 程 中 ， 有 去 伪 存 真 的 价 值 判 定 作 用 ， 是 海 量 数 据 管 理 、 分 析 、 挖 掘 的 重 要 手 段 。 4 . 降 本 增 效 ， 提 升 档 案 利 用 效 率 数 字 档 案 共 享 中 心 的 建 设 ， 一 方 面 从 成 本 角 度 出 发 ， 降 低 了 企 业 档 案 管 理 的 整 体 投 入 成 本 ； 另 一 方 面 从 价 值 创 造 角 度 ， 实 现 了 对 档 案 数 据 的 海 量 管 理 ， 建 立 数 据 管 理 中 心 ， 通 过 档 案 资 源 开 发 利 用 ， 支 撑 了 企 业 决 策 ， 提 高 了 档 案 利 用 效 率 。 ● 几 点 举 措 ● 1 . 统 一 标 准 ， 规 范 流 程 ， 梳 理 并 重 构 档 案 管 理 体 系 以 管 理 企 业 数 字 资 产 为 目 标 ， 调 研 企 业 运 营 管 理 模 式 ， 各 项 业 务 工 作 所 产 生 、 形 成 的 文 件 数 据 情 况 ， 与 各 单 位 、 各 部 门 一 起 确 定 需 归 档 管 理 的 文 件 数 据 ， 最 终 明 确 企 业 数 字 档 案 共 享 中 心 所 需 管 理 的 文 件 数 据 范 围 、 数 量 、 价 值 等 。 一 是 管 理 层 面 。 从 企 业 对 数 字 档 案 共 享 中 心 的 宏 观 管 控 的 角 度 出 发 进 行 体 系 的 构 建 ， 对 数 字 档 案 共 享 中 心 建 设 多 方 面 内 容 加 以 约 束 ， 包 括 宏 观 规 划 、 方 案 、 工 作 安 排 、 责 任 分 工 、 系 统 建 设 情 况 评 价 等 方 面 的 内 容 ， 企 业 以 此 为 基 础 进 行 数 字 档 案 共 享 中 心 建 设 ， 确 保 数 字 档 案 共 享 中 心 建 设 工 作 有 序 开 展 。 二 是 流 程 层 面 。 主 要 从 档 案 工 作 流 程 角 度 考 虑 体 系 的 构 建 。 目 前 ， 数 字 档 案 共 享 中 心 工 作 主 要 是 基 于 文 档 工 作 实 际 ， 按 照 “ 六 环 节 ” （ 包 括 收 集 、 整 理 、 鉴 定 、 保 管 、 统 计 和 开 发 利 用 ） 、 “ 八 环 节 ” （ 包 括 收 集 、 整 理 、 鉴 定 、 保 管 、 统 计 、 检 索 、 编 研 和 利 用 服 务 ） 内 容 ， 结 合 电 子 文 件 管 理 活 动 进 行 构 建 。 2 . 借 助 新 技 术 ， 深 挖 档 案 价 值 新 技 术 发 展 提 升 了 档 案 管 理 水 平 ， 提 高 了 档 案 管 理 效 率 。 扫 描 技 术 、 O C R 图 像 识 别 技 术 、 存 储 技 术 等 助 推 了 纸 质 档 案 数 字 化 管 理 。 大 数 据 、 云 计 算 、 区 块 链 技 术 为 海 量 档 案 数 据 的 分 类 、 分 析 、 存 储 提 供 了 技 术 支 撑 ， 实 现 了 安 全 共 享 、 价 值 挖 掘 、 知 识 沉 淀 、 决 策 支 持 的 档 案 价 值 ， 克 服 了 地 域 、 空 间 、 时 间 的 限 制 ， 为 档 案 数 据 的 共 享 和 长 期 安 全 存 储 提 供 了 技 术 支 撑 ， 发 挥 了 档 案 的 价 值 ， 为 企 业 管 理 决 策 提 供 了 精 准 数 据 支 持 。 针 对 海 量 数 据 的 处 理 是 无 法 采 用 手 工 方 式 实 现 的 ， 必 须 通 过 系 统 自 动 实 现 ， 企 业 需 要 先 总 结 提 炼 出 规 则 、 规 范 ， 再 由 系 统 根 据 规 则 自 动 实 现 ， 因 此 ， 大 数 据 挖 掘 技 术 是 系 统 的 核 心 技 术 手 段 。 企 业 在 建 立 统 一 的 档 案 业 务 平 台 的 基 础 上 ， 需 将 涉 及 档 案 共 享 服 务 的 关 键 档 案 、 制 度 都 固 化 在 统 一 的 信 息 系 统 与 数 据 库 中 ， 把 档 案 工 作 流 程 在 信 息 系 统 中 进 行 统 一 设 定 ， 强 化 新 技 术 对 档 案 管 理 的 支 撑 作 用 ， 保 证 了 企 业 发 展 战 略 得 到 有 效 贯 彻 和 落 实 。 3 . 借 鉴 共 享 模 式 ， 构 建 企 业 数 据 共 享 中 心 从 企 业 的 财 务 共 享 中 心 建 设 到 人 力 资 源 共 享 中 心 建 设 ， 再 到 O A 协 同 办 公 ， 都 证 明 了 共 享 模 式 在 “ 降 本 增 效 ” 上 的 优 越 性 ， 也 给 档 案 共 享 中 心 模 式 提 供 了 借 鉴 。 档 案 共 享 服 务 的 基 础 理 念 就 是 流 程 再 造 ， 档 案 流 程 的 再 造 促 使 档 案 数 据 业 务 化 、 档 案 流 程 标 准 化 ， 推 进 档 案 管 理 的 专 业 化 。 从 数 字 档 案 共 享 中 心 所 接 收 的 档 案 资 源 的 格 式 与 规 范 化 的 描 述 角 度 来 构 建 企 业 数 据 共 享 平 台 。 从 数 字 档 案 共 享 中 心 所 容 纳 的 资 源 类 别 看 ， 包 括 文 书 类 、 邮 件 类 等 数 据 类 别 ， 这 需 要 相 关 的 标 准 予 以 规 范 化 。 从 资 源 描 述 的 角 度 ， 由 于 事 实 上 可 能 存 在 多 种 不 同 类 型 、 详 简 各 异 的 元 数 据 版 本 ， 必 要 时 还 需 规 定 相 应 的 元 数 据 交 换 标 准 ， 用 于 在 不 同 元 数 据 规 范 之 间 进 行 转 换 。 4 . 加 强 企 业 档 案 工 作 监 管 和 档 案 行 政 执 法 检 查 “ 管 资 本 ” 更 加 注 重 通 过 市 场 化 手 段 ， 在 法 治 框 架 内 调 整 利 益 主 体 关 系 、 实 现 监 管 目 标 ， 应 由 以 往 的 “ 重 审 批 ” 的 行 政 方 式 向 “ 重 监 管 、 强 服 务 ” 的 监 管 方 式 转 变 。 子 公 司 丰 富 的 档 案 资 源 ， 为 国 有 企 业 日 常 经 营 和 监 管 提 供 了 丰 富 的 数 据 支 持 。 财 务 管 控 、 专 项 检 查 、 相 关 审 计 等 都 离 不 开 丰 富 多 样 、 全 面 系 统 的 档 案 资 源 作 为 证 据 支 撑 和 过 程 证 明 。 加 强 档 案 工 作 监 管 和 档 案 行 政 执 法 检 查 ， 可 以 有 效 丰 富 国 有 企 业 对 相 关 子 公 司 的 监 管 手 段 ， 档 案 工 作 监 管 打 破 了 传 统 监 管 方 式 只 有 财 务 管 控 、 人 事 任 命 几 种 方 式 的 限 制 。 通 过 档 案 工 作 监 管 和 档 案 行 政 执 法 检 查 ， 强 化 对 投 资 企 业 日 常 经 营 的 合 规 合 法 监 管 。 档 案 工 作 延 伸 到 哪 里 ， 意 味 着 监 督 管 控 工 作 部 署 到 哪 里 ， 既 充 分 尊 重 了 分 、 子 企 业 的 自 主 经 营 权 ， 又 能 很 好 地 履 行 主 体 企 业 的 监 督 权 。 查 看 更 多 合 肥 鸿 博 档 案 管 理 ， 企 业 档 案 保 管 工 作 的 内 容 和 基 本 要 求 2 0 2 3 . 0 4 . 1 2 0 1 档 案 保 管 工 作 的 内 容 档 案 保 管 工 作 是 指 根 据 档 案 的 状 况 所 采 取 的 存 放 和 安 全 防 护 措 施 。 这 是 特 指 档 案 科 学 管 理 的 一 项 专 门 业 务 工 作 ， 具 有 特 定 的 含 义 。 档 案 保 管 工 作 的 内 容 主 要 包 括 以 下 3 个 方 面 ： ( 一 ) 档 案 的 库 房 管 理 ， 即 库 房 内 档 案 科 学 管 理 的 日 常 工 作 。 ( 二 ) 档 案 流 动 中 的 保 护 ， 即 档 案 在 各 个 流 动 环 节 中 的 D 般 的 安 全 防 护 。 ( 三 ) 档 案 保 护 的 专 门 措 施 ， 即 为 延 长 档 案 的 寿 命 而 采 取 的 诸 如 复 制 和 修 补 等 各 种 专 门 的 技 术 处 理 。 0 2 档 案 保 管 工 作 的 意 义 档 案 保 管 工 作 在 整 个 档 案 工 作 中 具 有 重 要 意 义 ， 主 要 表 现 在 以 下 几 个 方 面 ： 第 一 ， 档 案 保 管 工 作 是 整 个 档 案 工 作 的 重 要 组 成 部 分 ， 是 一 个 独 立 的 工 作 环 节 。 它 具 有 自 己 的 特 点 ， 负 有 具 体 的 工 作 任 务 。 所 以 ， 许 多 档 案 馆 设 有 保 管 部 、 处 、 科 等 内 部 组 织 机 构 ， 专 司 其 职 ； 有 些 档 案 馆 、 室 则 配 有 专 职 或 兼 职 专 门 人 员 ， 负 责 档 案 的 保 管 工 作 ； 第 二 ， 档 案 保 管 工 作 是 贯 彻 档 案 工 作 基 本 原 则 、 维 护 档 案 的 完 整 和 安 全 的 重 要 环 节 。 维 护 档 案 的 完 整 和 安 全 是 档 案 工 作 基 本 原 则 的 重 要 内 容 之 一 ， 是 做 好 档 案 工 作 的 起 码 要 求 。 它 需 要 档 案 的 收 集 、 整 理 和 提 供 利 用 等 各 工 作 环 节 共 同 承 担 和 完 成 ， 而 保 管 工 作 乃 是 实 现 这 一 任 务 和 要 求 的 重 要 环 节 ， 具 有 决 定 性 的 影 响 ， 因 为 档 案 寿 命 的 长 短 与 档 案 保 管 的 好 坏 有 着 直 接 关 系 ； 第 三 ， 档 案 保 管 工 作 质 量 的 高 低 对 提 高 档 案 管 理 水 平 具 有 重 大 影 响 。 档 案 保 管 的 好 ， 就 为 整 个 档 案 工 作 的 顺 利 进 行 提 供 了 物 质 对 象 和 最 基 本 的 前 提 ； 反 之 ， 整 个 档 案 工 作 就 要 受 到 影 响 ， 甚 至 失 去 其 存 在 和 进 行 的 基 础 。 0 3 保 管 档 案 的 基 本 要 求 第 一 ， 以 防 为 主 ， 防 治 结 合 。 保 护 档 案 的 方 法 很 多 ， 概 括 起 来 主 要 有 两 个 方 面 ： 一 方 面 是 “ 防 ” ； 二 是 “ 治 ” 。 “ 防 ” 即 如 何 预 防 档 案 文 件 的 损 毁 。 “ 治 ” 即 档 案 损 毁 之 后 ， 要 进 行 相 应 的 处 治 ； 第 二 ， 相 互 协 调 ， 密 切 配 合 。 档 案 保 管 工 作 是 整 个 档 案 工 作 的 有 机 组 成 部 分 ， 它 与 档 案 工 作 其 他 工 作 环 节 有 着 密 切 联 系 。 档 案 在 收 集 、 整 理 、 鉴 定 、 统 计 和 提 供 利 用 等 过 程 中 ， 也 可 能 遭 到 某 些 不 利 因 素 的 损 害 。 因 此 ， 要 想 做 好 档 案 保 管 工 作 ， 就 必 须 掌 握 档 案 工 作 各 环 节 对 保 管 工 作 的 促 进 和 制 约 作 用 ， 并 在 进 行 其 他 各 个 环 节 工 作 中 注 意 保 护 档 案 ； 同 时 ， 还 必 须 关 心 文 书 部 门 对 文 件 载 体 和 书 写 材 料 的 选 用 ， 在 可 能 的 条 件 下 ， 根 据 文 件 的 重 要 程 度 和 保 管 年 限 ， 选 用 不 同 等 级 、 不 同 性 能 的 载 体 和 书 写 材 料 ， 使 需 要 永 久 保 存 的 重 要 文 件 最 大 限 度 地 延 长 寿 命 。 查 看 更 多 鸿 博 档 案 分 享 ： 企 业 做 好 档 案 管 理 工 作 的 重 要 意 义 ！ 2 0 2 3 . 0 4 . 1 0 什 么 是 企 业 档 案 企 业 在 各 项 生 产 、 经 营 活 动 中 形 成 的 对 国 家 、 社 会 和 本 企 业 具 有 保 存 价 值 的 各 种 文 字 、 图 表 、 声 像 等 不 同 形 式 的 历 史 记 录 做 好 档 案 管 理 工 作 一 个 企 业 健 康 发 展 的 需 要 ， 档 案 管 理 工 作 是 企 业 管 理 工 作 的 一 部 分 ， 是 提 高 企 业 工 作 质 量 和 工 作 效 率 的 必 要 条 件 ， 是 维 护 历 史 真 实 面 貌 的 一 项 重 要 工 作 。 科 学 规 范 的 管 理 档 案 ， 是 衡 量 一 个 企 业 业 绩 与 管 理 水 平 的 重 要 尺 度 。 企 业 档 案 记 载 着 这 个 企 业 发 展 史 上 的 优 秀 成 果 ， 对 研 究 本 企 业 的 经 营 业 绩 和 科 学 发 展 提 供 了 第 一 手 资 料 ， 是 进 行 科 学 分 析 ， 扬 长 避 短 ， 制 定 发 展 方 向 的 好 教 材 。 档 案 管 理 工 作 做 好 了 ， 一 方 面 为 企 业 高 层 管 理 人 员 及 时 了 解 企 业 整 体 经 营 状 况 ， 适 时 调 整 经 营 策 略 提 供 准 确 依 据 ， 为 经 营 决 策 提 供 支 持 性 证 据 ； 另 一 方 面 有 利 于 有 关 各 方 准 确 认 定 企 业 经 营 成 果 ， 为 企 业 与 各 有 关 方 面 进 行 有 益 合 作 奠 定 坚 实 的 基 础 。 做 好 档 案 管 理 工 作 ， 不 断 地 更 新 档 案 管 理 观 念 ， 勇 敢 探 索 和 尝 试 新 的 档 案 管 理 手 段 ， 以 全 面 、 真 实 地 反 映 企 业 整 体 发 展 状 况 和 经 营 成 果 。 档 案 管 理 成 果 同 企 业 经 营 管 理 的 有 机 结 合 决 定 了 该 企 业 资 源 配 置 的 取 向 和 模 式 ， 对 于 实 现 该 企 业 经 营 战 略 ， 不 断 提 高 管 理 效 率 具 有 深 远 的 影 响 。 因 此 ， 做 好 档 案 管 理 工 作 对 于 不 断 提 升 企 业 在 市 场 经 济 中 竞 争 力 具 有 重 要 意 义 。 查 看 更 多 怎 么 样 做 好 企 业 的 档 案 管 理 工 作 ， 鸿 博 档 案 管 理 2 0 2 3 . 0 4 . 0 5 一 、 档 案 工 作 实 行 统 一 领 导 、 分 级 管 理 的 原 则 ， 维 护 档 案 完 整 与 安 全 ， 便 于 企 业 各 方 面 的 利 用 。 有 专 人 负 责 档 案 统 计 工 作 , 按 要 求 填 报 档 案 统 计 报 表 , 并 做 到 迅 速 、 真 实 、 准 确 无 误 。 二 、 对 企 业 的 各 项 工 作 资 料 应 当 立 卷 归 档 的 材 料 ， 必 须 按 照 规 定 ， 定 期 向 本 单 位 档 案 机 构 或 者 档 案 工 作 人 员 移 交 ， 集 中 管 理 ， 任 何 个 人 不 得 据 为 己 有 。 三 、 企 业 应 当 建 立 科 学 的 管 理 制 度 ， 便 于 对 档 案 的 利 用 ； 配 置 必 要 的 设 施 ， 确 保 档 案 的 安 全 ； 采 用 先 进 技 术 ， 实 现 档 案 管 理 的 现 代 化 。 四 、 保 密 档 案 的 管 理 和 利 用 ， 密 级 的 变 更 和 解 密 ， 必 须 按 照 企 业 有 关 保 密 的 制 度 和 企 业 流 程 来 进 行 管 理 。 五 、 鉴 定 档 案 保 存 价 值 的 原 则 、 保 管 期 限 的 标 准 以 及 销 毁 档 案 的 程 序 和 办 法 禁 止 擅 自 销 毁 档 案 。 做 好 档 案 室 所 藏 档 案 种 类 、 制 成 材 料 、 设 备 和 装 具 统 计 六 、 各 种 档 案 按 组 卷 要 求 ， 由 各 部 门 立 卷 人 整 理 ， 按 有 关 规 定 装 订 并 移 送 档 案 室 统 一 保 管 。 及 时 、 准 确 地 登 记 档 案 的 移 交 和 接 收 , 作 到 帐 表 相 符 。 七 、 各 种 档 案 的 文 字 书 写 ， 必 须 用 蓝 黑 或 黑 墨 水 书 写 ， 禁 用 其 它 笔 书 写 。 八 、 、 档 案 一 般 不 外 借 ， 确 因 工 作 需 要 借 阅 档 案 时 ， 均 应 在 档 案 室 按 有 关 要 求 借 阅 。 查 阅 档 案 ， 一 般 应 在 档 案 室 查 阅 ， 需 要 摘 抄 或 复 制 的 机 密 文 件 ， 必 须 经 领 导 批 准 ， 否 则 不 准 摘 抄 、 复 印 。 九 、 档 案 要 做 到 安 全 保 管 ， 定 期 检 查 ， 积 极 创 造 档 案 保 管 条 件 ， 做 到 防 盗 、 防 火 、 防 潮 、 防 尘 、 防 失 密 ， 保 持 经 常 通 风 。 档 案 室 内 严 禁 吸 烟 ， 严 禁 存 放 易 燃 、 易 爆 物 品 ， 严 禁 使 用 电 器 。 十 、 查 阅 公 司 高 层 办 公 会 议 记 录 等 有 关 案 卷 和 绝 密 数 字 时 ， 需 经 办 公 室 主 任 或 企 业 最 高 领 导 人 批 准 ； 查 阅 一 般 档 案 资 料 时 ， 档 案 员 需 进 行 登 记 ， 经 办 公 室 主 任 批 准 ， 方 可 查 阅 。 十 一 、 凡 查 阅 档 案 者 ， 一 般 不 准 将 档 案 带 出 档 案 室 ， 如 需 要 借 出 时 ， 必 须 经 有 关 领 导 批 准 ； 查 阅 者 必 须 按 规 定 查 阅 ， 与 查 阅 内 容 无 关 的 文 字 材 料 不 准 随 意 翻 阅 、 摘 抄 。 十 三 、 借 出 的 案 卷 一 般 不 能 超 过 七 天 ， 如 延 期 使 用 ， 需 补 办 延 期 手 续 。 十 四 、 案 卷 内 要 填 写 卷 内 目 录 和 备 考 表 ， 卷 内 目 录 置 于 卷 首 ， 备 考 表 置 于 卷 尾 。 目 录 和 备 考 表 都 不 算 页 数 。 十 五 、 编 页 号 。 用 铅 笔 在 每 卷 页 文 字 的 右 上 角 或 背 面 的 左 上 角 填 写 顺 序 页 号 ， 不 能 有 误 和 遗 漏 。 十 六 、 卷 内 文 件 材 料 要 去 掉 金 属 物 ， 并 对 破 损 材 料 要 修 补 。 案 卷 装 订 要 整 齐 美 观 ， 不 掉 张 页 ， 采 用 三 孔 一 线 的 装 订 方 法 。 十 七 、 拟 写 案 卷 标 题 。 案 卷 标 题 要 简 明 确 切 ， 能 够 正 确 反 映 案 卷 的 内 容 和 成 份 。 十 八 、 立 好 的 案 卷 要 按 永 久 、 长 期 、 短 期 三 种 保 管 期 限 分 开 ， 按 要 求 填 写 案 卷 封 皮 ， 注 明 专 业 档 案 的 种 类 ， 按 保 管 期 限 、 时 间 顺 序 ， 并 编 写 案 卷 目 录 并 要 求 打 印 ， 一 式 三 份 ， 于 每 年 五 月 末 之 前 ， 要 立 好 前 一 年 的 卷 ， 连 同 案 卷 目 录 向 企 业 档 案 室 移 交 。 查 看 更 多 企 业 档 案 管 理 过 程 中 ， 档 案 如 何 整 理 及 分 类 2 0 2 3 . 0 4 . 0 5 档 案 的 整 理 工 作 就 是 将 零 散 的 和 需 要 进 一 步 条 理 化 的 档 案 进 行 基 本 的 分 类 、 组 合 、 排 列 和 编 目 ， 组 成 有 序 体 系 的 过 程 。 档 案 的 整 理 是 企 业 档 案 管 理 工 作 中 一 个 相 对 独 立 的 组 成 部 分 ， 其 系 统 的 结 构 和 运 行 机 制 具 有 一 定 的 特 点 ： 一 方 面 ， 就 各 个 完 整 的 档 案 综 合 体 的 生 成 及 其 全 部 流 程 而 论 ， 档 案 整 理 工 作 是 由 可 以 分 解 而 又 互 相 联 系 的 若 干 内 部 环 节 ( 要 素 ) 组 成 的 有 机 系 统 ； 另 一 方 面 ， 就 特 定 的 档 案 管 理 企 业 而 论 ， 整 理 工 作 的 项 目 则 因 具 体 环 境 和 档 案 状 况 而 有 所 不 同 。 档 案 整 理 工 作 的 主 要 内 容 包 括 ： 区 分 全 宗 、 全 宗 内 档 案 的 分 类 、 编 立 保 管 单 位 ( 一 般 是 立 卷 ) 、 案 卷 的 排 列 和 案 卷 目 录 的 编 制 。 一 、 区 分 全 宗 企 业 档 案 全 宗 是 特 定 的 企 业 在 进 行 生 产 经 营 及 其 他 各 项 活 动 的 历 史 过 程 中 形 成 、 积 累 下 来 的 ， 是 由 各 种 原 始 记 录 所 构 成 的 、 不 可 分 割 的 有 机 体 系 ， 其 成 分 包 括 特 定 企 业 的 各 种 门 类 、 各 种 形 式 的 档 案 材 料 。 确 定 一 个 企 业 的 档 案 能 否 构 成 全 宗 ， 主 要 应 研 究 它 在 行 政 上 、 财 务 上 和 组 织 人 力 资 源 上 是 否 具 有 一 定 的 独 立 性 。 即 要 具 备 以 下 条 件 ： ( 1 ) 该 组 织 可 以 独 立 行 使 职 权 并 能 以 自 己 的 名 义 单 独 对 外 行 文 。 ( 2 ) 该 组 织 是 一 个 预 算 会 议 机 构 或 独 立 的 经 济 核 算 机 构 ， 自 己 可 以 编 制 预 算 或 财 务 计 划 。 ( 3 ) 该 组 织 设 有 管 理 人 力 资 源 的 机 构 或 人 员 ， 并 有 一 定 的 人 力 资 源 任 免 权 。 有 的 立 档 机 构 并 不 完 全 具 备 这 三 个 条 件 ， 其 中 最 基 本 的 是 第 一 个 条 件 ， 所 以 ， 具 体 区 分 档 案 全 宗 ， 应 以 此 为 核 心 ， 从 实 际 出 发 ， 具 体 问 题 具 体 分 析 ， 灵 活 地 、 辩 证 地 运 用 其 构 成 条 件 。 判 定 档 案 具 体 属 于 哪 个 全 宗 ， 关 键 在 于 确 定 档 案 的 形 成 者 ― ― 立 档 机 构 ， 即 形 成 档 案 全 宗 的 企 业 或 个 人 。 需 明 确 的 概 念 是 ， 一 个 全 宗 的 成 分 ， 包 括 该 立 档 机 构 的 各 种 形 式 和 各 种 来 源 的 档 案 。 对 档 案 的 形 成 者 必 须 准 确 理 解 ， 不 能 把 档 案 形 成 者 等 同 于 文 件 作 者 。 为 此 ， 首 先 要 掌 握 全 宗 构 成 中 的 文 件 的 基 本 类 型 。 全 宗 构 成 不 外 乎 内 部 文 件 、 发 文 ( 存 本 、 原 稿 ) 和 收 文 三 种 类 型 的 文 件 ， 应 主 要 从 此 三 方 面 着 手 ， 分 别 查 明 各 自 的 形 成 者 。 立 档 机 构 的 内 部 文 件 和 发 文 ， 其 文 件 作 者 即 档 案 形 成 者 ， 只 要 查 明 文 件 作 者 ， 就 确 定 了 所 属 全 宗 。 立 档 机 构 的 收 文 ， 其 实 际 接 受 者 就 是 档 案 形 成 者 ， 而 不 是 文 件 作 者 。 只 要 查 明 了 收 文 的 实 际 接 受 者 ， 也 就 确 定 了 其 所 属 全 宗 。 二 、 全 宗 内 档 案 的 分 类 对 一 个 企 业 来 说 ， 企 业 档 案 分 类 是 指 根 据 企 业 档 案 的 内 容 、 性 质 、 形 成 规 律 及 相 互 联 系 ， 遵 循 统 一 的 原 则 和 要 求 ， 采 用 科 学 、 适 用 的 方 法 ， 对 企 业 档 案 进 行 分 门 别 类 ， 从 而 使 企 业 的 全 部 档 案 成 为 一 个 条 理 化 的 、 具 有 一 定 从 属 关 系 和 平 行 关 系 的 库 藏 系 统 。 分 类 是 企 业 档 案 整 理 工 作 的 核 心 内 容 ， 是 管 理 企 业 档 案 的 基 本 手 段 。 它 包 括 选 择 分 类 方 法 、 制 定 分 类 方 案 、 为 档 案 材 料 分 类 ( 文 件 的 归 类 ) 和 案 卷 排 列 等 具 体 内 容 。 具 体 来 说 ， 企 业 档 案 的 分 类 方 法 主 要 包 括 分 类 标 准 的 选 择 、 分 类 标 准 的 组 合 与 分 类 层 次 的 确 定 等 内 容 。 1 . 企 业 档 案 分 类 标 准 的 选 择 分 类 标 准 有 时 被 直 接 称 为 “ 分 类 方 法 ” 。 由 于 企 业 档 案 类 型 复 杂 ， 所 以 其 分 类 标 准 也 有 很 多 。 ( 1 ) 职 能 分 类 标 准 ， 即 按 档 案 内 容 所 反 映 的 管 理 职 能 分 工 来 划 分 企 业 档 案 的 类 目 。 它 是 企 业 档 案 分 类 原 则 的 重 要 内 容 ， 所 以 各 类 企 业 在 档 案 分 类 中 ， 均 将 职 能 分 类 标 准 应 用 于 一 级 类 目 的 设 置 。 ( 2 ) 问 题 分 类 标 准 ， 即 按 档 案 内 容 所 反 映 的 问 题 性 质 来 划 分 企 业 档 案 的 类 目 。 它 有 助 于 企 业 档 案 的 科 学 管 理 和 企 业 档 案 信 息 资 源 的 开 发 利 用 。 ( 3 ) 组 织 机 构 分 类 标 准 ， 即 企 业 内 部 设 置 的 组 织 机 构 来 划 分 企 业 档 案 的 类 目 。 它 可 以 客 观 地 反 映 企 业 内 部 各 个 机 构 的 工 作 活 动 的 历 史 面 貌 ， 保 持 企 业 中 同 一 内 部 机 构 形 成 的 档 案 材 料 的 完 整 。 ( 4 ) 年 度 分 类 标 准 ， 即 按 文 件 形 成 或 处 理 的 所 属 时 间 阶 段 来 划 分 企 业 档 案 的 类 目 。 它 能 够 反 映 企 业 有 关 管 理 工 作 的 发 展 变 化 情 况 ， 便 于 掌 握 ， 简 便 易 行 。 ( 5 ) 型 号 分 类 标 准 ， 即 按 产 品 或 设 备 的 种 类 与 型 号 划 分 企 业 的 产 品 档 案 或 设 备 档 案 的 类 目 。 它 可 以 将 同 一 型 号 的 产 品 或 设 备 的 档 案 材 料 集 中 ， 反 映 一 个 型 号 的 产 品 或 设 备 的 全 貌 及 其 内 部 的 结 构 隶 属 关 系 ， 便 于 按 型 号 成 套 地 利 用 有 关 档 案 。 ( 6 ) 课 题 分 类 标 准 ， 即 按 独 立 的 研 究 课 题 来 划 分 企 业 的 科 研 档 案 的 类 目 。 它 可 以 使 同 一 个 研 究 课 题 的 档 案 材 料 成 套 地 集 中 在 一 起 ， 能 够 全 面 、 系 统 地 反 映 一 个 研 究 课 题 的 全 部 活 动 与 历 史 过 程 ， 便 于 按 课 题 查 找 利 用 有 关 档 案 。 ( 7 ) 工 程 项 目 分 类 标 准 ， 即 按 独 立 的 基 建 工 程 来 划 分 企 业 的 基 建 档 案 的 类 目 。 它 可 以 反 映 一 个 工 程 项 目 的 全 貌 ， 便 于 按 工 程 项 目 查 找 和 利 用 有 关 档 案 。 ( 8 ) 专 业 性 质 分 类 标 准 ， 即 按 档 案 内 容 所 涉 及 和 反 映 的 专 业 性 质 来 划 分 企 业 档 案 的 类 目 。 它 便 于 企 业 从 专 业 性 质 的 角 度 查 找 、 利 用 有 关 档 案 。 ( 9 ) 档 案 形 式 分 类 标 准 ， 即 按 档 案 文 件 的 外 形 、 名 称 及 制 作 载 体 等 来 划 分 企 业 档 案 的 类 目 。 它 使 同 一 名 称 、 同 一 形 式 、 同 一 载 体 的 档 案 材 料 得 到 集 中 。 2 . 企 业 档 案 分 类 标 准 的 组 合 当 企 业 档 案 的 分 类 有 两 个 或 两 个 以 上 的 层 次 时 ， 就 要 采 用 分 类 标 准 组 合 的 方 法 进 行 档 案 分 类 ， 但 这 些 分 类 标 准 的 运 用 是 有 先 后 次 序 的 。 当 一 个 分 类 标 准 得 到 最 先 采 用 时 ， 那 么 企 业 的 档 案 材 料 必 然 会 优 先 按 照 这 个 标 准 加 以 集 中 。 所 以 ， 企 业 档 案 分 类 标 准 的 组 合 ， 实 际 上 是 要 解 决 按 什 么 分 类 标 准 集 中 企 业 的 档 案 材 料 ， 形 成 怎 样 的 企 业 档 案 分 类 体 系 ， 为 企 业 档 案 提 供 何 种 检 索 途 径 的 问 题 。 企 业 档 案 分 类 标 准 组 合 的 具 体 方 法 如 下 ： ( 1 ) 企 业 档 案 一 级 类 目 设 置 方 法 。 一 级 类 目 是 企 业 档 案 分 类 的 第 一 个 层 次 。 《 工 业 企 业 档 案 分 类 试 行 规 则 》 规 定 ， 工 业 企 业 档 案 的 分 类 ， 设 置 九 个 一 级 类 目 ： 行 政 管 理 类 、 经 营 管 理 类 、 生 产 技 术 管 理 类 、 产 品 类 、 科 学 技 术 研 究 类 、 基 本 建 设 类 、 设 备 仪 器 类 、 会 计 档 案 类 、 领 导 员 工 档 案 类 。 但 这 不 是 绝 对 的 ， 企 业 可 以 根 据 实 际 情 况 进 行 一 些 调 整 。 如 一 些 特 大 型 企 业 或 是 生 产 程 序 特 殊 的 工 业 企 业 ， 如 冶 金 企 业 ， 可 以 根 据 各 自 档 案 构 成 的 特 殊 性 ， 适 当 增 设 有 关 的 一 级 类 目 ； 而 一 些 规 模 较 小 的 企 业 ， 可 以 根 据 企 业 的 工 作 性 质 、 工 作 内 容 以 及 档 案 数 量 ， 减 少 或 合 并 有 关 的 一 级 类 目 ； 对 于 一 些 非 生 产 性 的 企 业 ， 如 商 业 企 业 、 金 融 企 业 等 ， 也 可 以 根 据 各 自 的 特 殊 情 况 ， 增 设 有 关 的 一 级 类 目 。 ( 2 ) 企 业 档 案 二 级 及 二 级 以 下 类 目 设 置 方 法 。 企 业 档 案 二 级 及 二 级 以 下 类 目 的 设 置 ， 同 一 级 类 目 一 样 要 依 据 企 业 管 理 职 能 的 分 工 。 3 . 企 业 档 案 分 类 层 次 的 确 定 企 业 档 案 分 类 层 次 的 确 定 要 根 据 企 业 性 质 、 档 案 种 类 与 数 量 等 多 种 因 素 来 具 体 确 定 ， 没 有 一 个 绝 对 模 式 。 ( 1 ) 不 同 性 质 企 业 的 档 案 分 类 层 次 的 确 定 方 法 。 规 模 较 小 的 企 业 ， 因 管 理 单 纯 ， 工 作 内 容 不 复 杂 ， 形 成 档 案 数 量 少 ， 所 以 分 类 时 ， 可 根 据 企 业 的 实 际 需 要 ， 适 当 简 化 分 类 层 次 ， 必 要 时 可 以 只 设 置 一 级 。 相 反 规 模 大 的 企 业 ， 档 案 的 分 类 层 次 一 般 为 三 级 甚 至 四 级 。 ( 2 ) 同 一 企 业 的 不 同 门 类 的 档 案 分 类 层 次 的 确 定 方 法 。 这 种 方 法 是 由 工 作 性 质 与 任 务 以 及 档 案 的 数 量 与 规 模 决 定 的 。 如 商 业 企 业 中 ， 其 经 营 管 理 档 案 体 现 着 这 类 企 业 的 基 本 职 能 ， 其 工 作 复 杂 ， 档 案 数 量 多 ， 所 以 ， 可 能 需 要 划 分 三 级 或 三 级 以 上 ， 而 它 的 设 备 档 案 仅 是 企 业 的 辅 助 职 能 ， 所 以 ， 只 划 两 级 就 够 用 了 。 三 、 编 立 保 管 单 位 ( 立 卷 ) 案 卷 是 按 照 一 定 的 主 题 、 内 部 特 征 和 外 部 特 征 编 立 的 ， 是 具 有 密 切 联 系 的 若 干 文 件 的 组 合 体 。 它 既 是 档 案 的 保 管 单 位 ， 也 是 档 案 数 量 统 计 和 一 般 检 索 的 基 本 单 位 之 一 ， 是 组 成 全 宗 的 基 本 单 位 。 现 行 企 业 的 文 件 立 卷 工 作 在 文 书 部 门 和 业 务 部 门 进 行 ， 但 档 案 部 门 应 该 对 立 卷 工 作 予 以 协 助 和 指 导 。 四 、 案 卷 排 列 指 根 据 一 定 的 方 法 ， 确 定 每 类 案 卷 的 前 后 次 序 和 存 放 的 位 置 ， 保 持 案 卷 与 案 卷 之 间 的 联 系 。 其 排 列 方 法 有 多 种 ： ( 1 ) 按 照 案 卷 所 反 映 的 工 作 上 的 联 系 排 列 。 ( 2 ) 按 照 案 卷 内 容 所 反 映 的 一 定 问 题 排 列 。 ( 3 ) 按 照 案 卷 所 属 起 止 日 期 ( 时 间 ) 来 排 列 。 ( 4 ) 按 文 件 的 作 者 、 收 发 文 的 单 位 以 及 文 件 内 容 所 涉 及 的 地 区 排 列 。 查 看 更 多 企 业 档 案 管 理 文 件 保 存 方 法 ， 档 案 室 管 理 流 程 2 0 2 3 . 0 4 . 0 3 企 业 档 案 保 管 的 具 体 内 容 包 括 ： ( 1 ) 日 常 性 的 保 管 与 保 护 工 作 。 它 包 括 温 湿 度 的 观 察 监 测 、 库 房 清 洁 、 库 房 的 安 全 保 卫 和 企 业 档 案 的 人 柜 上 架 整 理 等 。 ( 2 ) 预 防 性 的 保 管 与 保 护 工 作 。 主 要 指 针 对 企 业 档 案 的 防 火 、 防 潮 、 防 高 温 、 防 盗 等 采 取 的 维 护 措 施 。 ( 3 ) 抢 救 性 的 保 管 与 保 护 工 作 。 主 要 指 对 破 损 或 载 体 变 质 的 企 业 档 案 进 行 的 修 补 、 复 制 等 。 ( 4 ) 条 件 性 的 保 管 与 保 护 工 作 。 主 要 指 库 房 的 规 划 建 设 与 使 用 、 企 业 档 案 装 具 的 挑 选 及 设 备 的 购 置 与 维 护 等 。 库 房 管 理 工 作 是 企 业 档 案 保 管 工 作 的 主 要 内 容 ， 是 档 案 保 管 工 作 的 基 础 ， 因 而 只 有 做 好 经 常 、 具 体 的 库 房 管 理 工 作 ， 才 能 为 整 个 档 案 工 作 的 顺 利 进 行 创 造 必 要 的 条 件 。 一 、 档 案 库 房 的 布 局 库 房 布 局 是 指 对 库 房 的 使 用 安 排 及 对 库 房 区 间 和 保 管 区 段 的 划 分 。 库 房 区 域 应 尽 可 能 集 中 ， 同 一 基 本 大 类 的 企 业 档 案 应 尽 量 安 排 在 一 个 房 间 或 几 个 相 邻 的 房 间 中 ； 办 公 室 、 阅 览 室 等 应 靠 近 库 房 门 口 及 楼 梯 间 ； 业 务 技 术 用 房 应 尽 量 布 置 在 库 房 的 一 楼 ； 利 用 频 率 较 高 的 企 业 档 案 应 放 在 靠 近 办 公 室 的 房 间 里 。 库 房 房 间 较 多 的 企 业 档 案 部 门 ， 应 编 制 库 位 号 及 库 位 索 引 ， 进 行 定 位 管 理 。 库 位 号 一 般 由 房 间 号 、 柜 架 号 及 搁 板 号 构 成 。 其 中 柜 架 号 自 房 间 入 口 处 计 ， 从 左 到 右 依 次 编 排 ； 搁 板 号 以 一 组 档 案 柜 架 为 准 ， 从 上 到 下 依 次 编 排 。 确 定 了 库 位 号 后 ， 就 应 在 此 基 础 上 制 成 库 位 索 引 。 二 、 档 案 架 ( 柜 ) 的 排 放 和 编 号 库 房 中 的 档 案 架 ( 柜 ) 的 排 放 ， 应 符 合 下 列 几 个 要 求 ： 1 . 排 列 一 致 ， 横 竖 成 行 。 如 有 大 小 式 样 不 同 的 架 ( 柜 ) 子 ， 则 应 适 当 分 类 ， 尽 可 能 做 到 整 齐 一 致 。 2 . 有 窗 库 房 的 架 ( 柜 ) 子 的 排 列 ， 应 与 窗 子 垂 直 ， 以 避 免 强 烈 光 线 直 射 ； 无 窗 库 房 的 架 ( 柜 ) 子 的 排 列 ， 纵 横 均 可 但 应 注 意 不 要 有 碍 通 风 。 3 . 架 ( 柜 ) 子 排 列 应 最 大 限 度 地 利 用 库 房 的 地 面 与 空 间 ， 并 要 便 于 档 案 的 搬 运 和 取 放 ， 不 宜 太 松 或 太 紧 。 三 、 档 案 的 存 放 和 全 宗 排 列 企 业 档 案 存 放 应 按 全 宗 进 行 ， 一 个 全 宗 内 的 档 案 应 集 中 在 一 起 。 库 房 内 各 个 全 宗 单 位 应 进 行 系 统 排 列 。 全 宗 排 列 法 主 要 有 两 种 ， 即 全 宗 顺 序 号 流 水 排 列 法 和 全 宗 分 类 排 列 法 。 前 者 对 库 房 空 间 和 全 宗 实 体 的 安 排 比 较 方 便 ， 后 者 对 全 宗 的 系 统 管 理 和 全 宗 的 信 息 控 制 较 为 有 利 。 在 安 排 一 个 全 宗 内 的 案 卷 的 排 列 次 序 时 ， 必 须 严 格 地 按 照 全 宗 内 既 定 的 分 类 体 系 和 案 卷 的 顺 序 号 进 行 ， 以 保 持 案 卷 之 间 的 联 系 。 当 确 定 了 全 宗 和 案 卷 的 排 放 次 序 以 后 ， 就 可 以 组 织 上 架 。 上 架 的 次 序 应 根 据 档 案 架 ( 柜 ) 及 其 “ 栏 ” 、 “ 格 ” 的 编 号 次 序 进 行 。 企 业 档 案 的 存 放 通 常 采 用 竖 放 的 方 式 ， 这 样 做 的 好 处 是 检 取 和 存 放 案 卷 比 较 方 便 。 而 对 于 那 些 珍 贵 档 案 和 不 宜 于 竖 放 的 档 案 ( 如 卷 皮 质 软 、 没 有 装 订 的 案 卷 、 画 幅 过 大 等 ) ， 通 常 采 用 平 放 的 方 法 ， 这 样 使 文 件 较 舒 展 ， 有 利 于 保 护 档 案 。 平 放 档 案 时 ， 为 了 取 放 方 便 和 避 免 文 件 承 担 过 重 的 压 力 ， 堆 叠 的 高 度 以 不 超 过 四 十 厘 米 为 宜 。 四 、 建 立 全 宗 卷 在 企 业 档 案 管 理 工 作 中 ， 专 门 为 了 保 存 和 管 理 某 一 全 宗 而 形 成 的 能 够 说 明 全 宗 历 史 情 况 的 文 件 材 料 ， 以 全 宗 为 单 位 组 成 专 门 案 卷 ， 即 称 为 “ 全 宗 卷 ” 。 全 宗 卷 是 在 企 业 档 案 室 本 身 的 工 作 活 动 中 形 成 的 一 种 档 案 。 它 与 档 案 室 所 保 管 的 全 宗 有 密 切 的 联 系 ， 是 对 全 宗 进 行 整 理 、 鉴 定 、 统 计 、 提 供 利 用 以 及 进 一 步 收 集 该 全 宗 范 围 内 的 档 案 的 重 要 依 据 ， 是 档 案 室 管 理 全 宗 和 保 管 工 作 人 员 掌 握 全 宗 情 况 的 不 可 缺 少 的 一 种 工 具 。 因 此 ， 全 宗 卷 应 单 独 集 中 ， 按 全 宗 顺 序 保 管 。 五 、 温 、 湿 度 调 节 和 清 洁 卫 生 管 理 科 学 地 控 制 温 度 和 湿 度 ， 保 持 库 房 的 环 境 和 库 内 卫 生 ， 是 做 好 企 业 档 案 保 管 工 作 的 重 要 措 施 。 为 有 效 地 完 成 这 些 任 务 ， 必 须 按 照 档 案 保 护 的 技 术 要 求 ， 建 立 库 房 管 理 制 度 ， 坚 持 进 行 各 种 测 定 和 防 治 ， 采 取 一 系 列 必 要 的 具 体 措 施 。 六 、 保 卫 和 保 密 管 理 档 案 是 企 业 的 文 化 财 富 ， 其 中 许 多 是 机 密 性 的 。 企 业 档 案 工 作 人 员 必 须 时 刻 提 高 警 惕 ， 加 强 库 房 的 各 项 保 卫 保 密 工 作 以 保 证 档 案 的 安 全 。 档 案 库 房 一 定 要 有 严 密 的 管 理 制 度 。 库 房 管 理 人 员 首 先 应 做 好 防 盗 ， 必 须 堵 塞 一 切 可 能 失 窃 的 漏 洞 。 非 库 房 管 理 人 员 ， 未 经 批 准 ， 不 得 随 便 入 库 。 珍 贵 的 、 绝 密 的 档 案 应 放 入 保 险 柜 ， 在 专 门 的 地 点 保 存 。 出 入 库 房 的 档 案 应 进 行 仔 细 的 清 点 和 登 记 。 在 企 业 库 房 管 理 工 作 上 还 必 须 杜 绝 一 切 失 密 的 可 能 ， 管 理 人 员 非 因 工 作 不 得 谈 论 档 案 内 容 。 关 于 库 房 内 档 案 的 存 放 状 况 和 管 理 制 度 的 具 体 内 容 ， 也 应 列 入 企 业 档 案 室 的 保 密 范 围 。 七 、 防 火 的 管 理 企 业 档 案 管 理 部 门 必 须 建 立 防 火 制 度 ， 并 把 防 火 作 为 经 常 性 的 重 要 任 务 之 一 。 防 火 工 作 的 管 理 主 要 体 现 在 三 个 方 面 ： 1 . 加 强 检 查 ， 消 除 一 切 发 生 火 灾 的 可 能 性 要 定 期 检 查 电 气 设 备 ， 有 毛 病 的 立 刻 修 理 。 库 房 内 应 严 禁 吸 烟 ， 忌 用 移 动 式 的 火 烛 。 规 模 大 的 库 房 ， 一 般 应 安 装 避 雷 针 。 2 . 做 好 灭 火 的 准 备 有 条 件 的 地 方 ， 可 安 装 自 动 灭 火 设 备 或 消 防 栓 。 一 般 均 应 备 有 灭 火 工 具 、 沙 箱 和 充 足 的 水 源 ， 这 些 都 应 设 在 便 于 取 用 的 地 方 。 在 档 案 工 作 部 门 要 经 常 进 行 防 火 教 育 ， 学 习 有 关 的 理 论 知 识 和 技 术 方 法 。 3 . 拟 制 档 案 抢 救 方 案 即 根 据 档 案 的 重 要 程 度 、 机 密 程 度 和 库 房 的 内 外 条 件 ， 拟 出 一 个 方 案 ， 规 定 抢 救 档 案 的 先 后 次 序 、 搬 运 路 线 、 搬 运 方 法 、 人 力 及 设 备 。 还 可 设 想 发 生 火 灾 的 几 种 可 能 性 ， 拟 出 几 个 方 案 ， 以 备 万 一 发 生 火 灾 时 可 指 挥 有 序 ， 抢 救 出 最 贵 重 的 档 案 ， 并 避 免 在 抢 救 过 程 中 发 生 散 失 和 失 密 现 象 。 八 、 档 案 在 搬 动 中 的 保 护 由 于 种 种 原 因 ， 库 内 档 案 有 时 需 要 搬 动 ， 在 搬 动 过 程 中 常 常 遭 到 不 同 程 度 的 机 械 磨 损 和 污 染 ， 因 此 ， 应 注 意 档 案 在 搬 动 中 的 保 护 措 施 。 在 库 房 内 搬 动 数 量 较 多 的 案 卷 时 ， 必 须 准 备 一 定 的 工 具 ， 如 小 型 的 手 推 车 、 案 卷 托 板 等 。 如 果 不 使 用 搬 运 工 具 ， 那 么 每 次 搬 动 的 案 卷 不 要 太 多 ， 以 免 损 坏 档 案 。 有 的 档 案 如 需 要 捆 扎 搬 运 ， 应 注 意 忌 用 粗 糙 的 捆 扎 用 料 或 方 法 。 取 放 档 案 必 须 轻 拿 轻 放 ， 防 止 搓 揉 、 挤 塞 或 撕 裂 档 案 。 整 理 、 捆 扎 和 暂 放 档 案 的 位 置 与 条 件 等 均 应 注 意 选 择 。 做 好 搬 动 中 的 保 护 工 作 ， 除 了 物 质 和 技 术 措 施 以 外 ， 特 别 重 要 的 是 ， 要 求 档 案 管 理 人 员 有 高 度 的 责 任 心 和 踏 实 细 致 的 工 作 作 风 。 不 负 责 任 、 粗 枝 大 叶 是 搬 动 中 发 生 机 械 磨 损 和 污 染 的 主 要 根 源 。 九 、 档 案 的 安 全 检 查 定 期 和 不 定 期 地 对 档 案 进 行 检 查 ， 是 企 业 档 案 管 理 工 作 中 的 一 项 重 要 工 作 。 只 有 细 致 地 检 查 ， 才 能 确 切 地 了 解 档 案 安 全 保 管 的 程 度 ， 从 而 采 取 有 效 的 措 施 改 善 保 管 条 件 ， 制 止 档 案 被 继 续 损 坏 。 档 案 的 定 期 检 查 ， 可 根 据 本 部 门 的 具 体 情 况 而 定 。 不 定 期 的 检 查 ， 应 在 下 列 情 况 下 进 行 ： 水 灾 、 火 灾 之 后 ； 发 现 档 案 遗 失 或 被 盗 窃 后 ； 对 某 些 档 案 ( 如 利 用 频 繁 的 部 分 ) 是 否 遗 失 发 生 怀 疑 时 ； 发 生 虫 害 、 霉 烂 、 水 湿 等 现 象 时 。 检 查 方 法 ， 最 基 本 的 是 以 登 记 的 簿 册 与 实 际 档 案 进 行 对 照 和 检 查 人 员 的 实 地 观 察 ， 为 此 检 查 人 员 应 当 由 比 较 有 经 验 的 人 来 担 任 。 检 查 时 必 须 有 检 查 记 录 ， 记 录 应 以 全 宗 为 单 位 进 行 ， 最 后 应 根 据 记 录 做 出 检 查 报 告 。 检 查 工 作 完 毕 后 ， 对 检 查 出 的 问 题 ， 应 仔 细 进 行 研 究 ， 做 认 真 的 处 理 ， 必 要 时 对 某 些 制 度 做 适 当 的 修 改 。 查 看 更 多 匡 易 档 案 浅 谈 如 何 做 好 企 业 档 案 管 理 ， 安 徽 档 案 管 理 制 度 2 0 2 3 . 0 4 . 0 1 档 案 管 理 这 项 活 ， 想 必 做 过 的 行 政 e r 都 有 话 可 说 . . . . . . “ 做 了 大 半 年 档 案 管 理 ， 工 作 成 果 没 人 c a r e … … ” “ 害 怕 档 案 室 落 灰 又 担 心 档 案 室 受 潮 。 愁 s g 人 ！ ” 档 案 管 理 看 似 吃 力 不 讨 好 ， 却 又 是 不 可 或 缺 的 基 础 性 工 作 。 通 过 它 ， 可 以 记 录 下 公 司 发 展 过 程 中 的 真 实 面 貌 ， 延 续 企 业 的 文 化 及 历 史 ； 又 能 帮 助 业 务 部 门 以 档 案 材 料 为 依 据 ， 吸 取 过 往 经 验 及 教 训 ， 做 出 合 理 决 策 。 那 么 作 为 行 政 ， 该 如 何 进 行 档 案 管 理 ， 才 能 在 维 护 企 业 经 验 及 成 果 的 同 时 ， 辅 助 企 业 更 快 、 更 好 地 发 展 ？ 不 妨 听 听 小 易 怎 么 说 ~ 0 1 . 预 先 准 备 磨 刀 不 误 砍 柴 工 。 档 案 管 理 涉 及 的 面 繁 杂 、 广 泛 ， 需 要 行 政 人 预 先 做 好 准 备 ， 才 能 在 后 续 整 理 及 管 理 过 程 中 有 条 不 紊 。 ① 认 识 管 理 对 象 ： 什 么 是 “ 档 案 ” ？ 并 非 公 司 经 营 过 程 中 产 出 的 所 有 资 料 ， 都 能 称 之 为 档 案 噢 。 行 政 e r 应 理 清 档 案 的 概 念 ， 才 能 在 实 际 工 作 中 ， 知 道 该 管 理 什 么 材 料 。 只 有 社 会 或 个 人 在 社 会 活 动 中 直 接 形 成 ， 保 存 备 查 的 各 种 形 式 及 载 体 的 数 据 、 信 息 和 知 识 记 录 ， 才 能 称 之 为 档 案 。 档 案 具 备 原 始 记 录 性 、 回 溯 性 等 特 性 。 判 断 一 份 文 件 是 否 属 于 档 案 ， 可 参 考 以 下 这 三 点 ： a ： 此 文 件 是 否 办 理 完 毕 。 假 如 一 份 文 件 还 处 于 流 程 之 中 ， 那 么 就 不 属 于 档 案 ； b ： 此 文 件 是 否 具 备 利 用 价 值 。 盲 目 保 存 经 营 过 程 中 产 生 的 所 有 文 件 ， 本 质 上 是 资 源 浪 费 ； c ： 是 否 按 一 定 规 律 集 中 妥 善 保 存 。 单 独 随 意 搁 置 的 文 件 也 不 能 称 之 为 档 案 。 ② 明 晰 管 理 范 围 ： 该 管 理 哪 些 ？ 档 案 管 理 涵 盖 的 范 围 很 广 ， 既 可 涉 及 品 牌 宣 传 、 合 作 荣 誉 、 大 事 件 等 对 外 资 料 ， 也 可 覆 盖 战 略 规 划 、 投 资 运 营 、 业 务 评 估 等 对 内 材 料 。 与 此 同 时 ， 文 书 规 范 性 、 离 任 审 计 、 监 察 资 料 、 无 形 资 产 等 管 理 性 质 的 资 料 ， 都 可 以 作 为 档 案 的 一 部 分 。 制 度 流 程 、 企 业 文 化 等 宣 传 色 彩 的 材 料 ， 也 是 时 常 被 归 档 的 对 象 。 但 并 非 将 以 上 材 料 全 部 进 行 归 档 ， 就 是 对 的 。 行 政 e r 应 考 虑 自 家 公 司 实 际 需 求 ， 做 到 档 案 范 围 划 分 科 学 合 理 。 请 参 照 以 下 几 点 建 议 进 行 决 策 吧 ： a ： 与 各 部 门 l e a d e r 进 行 访 谈 ， 确 定 该 部 门 需 进 行 归 档 的 具 体 文 件 类 型 ； b ： 仔 细 确 认 各 部 门 的 制 度 及 流 程 ， 确 保 每 个 流 程 及 节 点 都 有 相 应 的 交 付 物 ； c ： 根 据 各 部 门 业 务 类 型 及 需 求 的 变 化 ， 适 当 调 整 档 案 管 理 范 围 ； d ： 明 确 公 司 硬 性 要 求 ， 有 哪 些 文 件 必 须 要 归 档 ； e ： 根 据 公 司 年 度 计 划 判 断 本 年 度 档 案 工 作 需 涉 及 的 部 分 。 ③ 组 织 人 员 配 置 ： 由 谁 进 行 管 理 ？ 档 案 管 理 不 是 单 打 独 斗 ， 而 应 「 统 一 指 导 、 分 级 管 理 」 。 在 设 置 专 门 的 档 案 管 理 人 员 ， 负 责 拟 定 规 划 、 制 度 及 实 施 方 法 的 同 时 ， 最 好 应 在 各 部 门 配 置 相 应 的 兼 职 人 员 ， 负 责 本 部 门 材 料 的 形 成 及 收 集 。 必 要 时 ， 还 应 组 织 相 关 人 员 进 行 档 案 管 理 培 训 。 例 如 ： 人 事 部 、 财 务 部 、 业 务 部 中 涉 及 敏 感 内 容 的 文 件 ， 可 由 其 生 成 部 门 自 行 管 理 ， 档 案 部 实 施 监 管 。 ④ 确 定 场 地 支 持 ： 应 存 放 在 哪 里 ？ 在 具 备 条 件 、 符 合 需 求 的 情 况 下 ， 可 将 档 案 放 置 在 档 案 室 内 ， 没 有 条 件 的 情 况 下 ， 也 可 以 设 置 带 锁 的 柜 子 进 行 档 案 归 置 。 归 置 档 案 的 场 地 及 设 备 并 非 越 高 级 越 好 。 而 应 根 据 企 业 自 身 情 况 而 定 ， 既 要 保 证 档 案 安 全 性 、 私 密 性 与 完 整 性 ， 又 得 符 合 公 司 资 源 的 实 际 调 用 情 况 及 业 务 需 求 ， 量 力 而 行 。 假 设 1 0 人 以 下 的 初 创 公 司 ， 动 用 库 房 来 进 行 档 案 管 理 ， 显 然 就 大 材 小 用 了 。 公 司 设 置 档 案 室 的 情 况 下 ， 事 先 考 量 以 下 几 点 ： a ： 在 设 备 配 备 上 预 先 为 “ 九 防 ” 服 务 ， 例 如 安 装 二 氧 化 碳 灭 火 器 、 防 爆 灯 、 漏 水 报 警 装 置 等 ； b ： 档 案 室 选 址 避 开 地 下 室 或 顶 楼 ， 避 免 漏 水 问 题 ； c ： 使 用 密 集 架 的 情 况 下 ， 提 前 计 算 楼 板 的 承 重 问 题 ； d ： 档 案 室 内 避 免 管 道 通 过 （ 消 防 水 管 、 空 调 管 等 ） ； e ： 运 用 独 立 门 禁 及 监 控 等 措 施 ， 保 证 档 案 的 保 密 性 。 0 2 . 开 展 工 作 开 展 档 案 工 作 ， 要 求 档 案 管 理 人 员 具 备 耐 心 、 细 心 的 同 时 ， 又 得 具 备 原 则 性 ， 严 格 按 制 度 、 规 则 办 事 。 可 参 考 以 下 开 展 工 作 过 程 中 的 实 用 建 议 ~ ① 确 立 档 案 管 理 的 制 度 与 流 程 是 关 键 。 应 在 符 合 公 司 实 际 需 求 的 基 础 上 ， 制 定 贴 合 档 案 管 理 人 员 工 作 习 惯 的 制 度 。 可 在 拟 写 制 度 及 流 程 前 ， 借 鉴 国 家 规 范 制 度 及 优 秀 企 业 档 案 细 则 中 的 闪 光 点 。 一 般 来 说 ， 档 案 工 作 的 具 体 流 程 可 分 为 ： 文 件 审 核 、 文 件 接 收 、 文 件 录 入 、 文 件 整 理 及 归 档 、 库 房 整 理 。 每 块 细 分 类 别 下 又 有 不 同 的 注 意 事 项 。 A ： 文 件 审 核 。 专 业 性 文 件 须 经 生 成 部 门 进 行 标 准 确 认 （ 哪 些 文 件 、 原 件 / 复 印 件 、 是 否 签 字 盖 章 等 ） ； 非 专 业 性 文 件 则 审 核 其 流 程 及 内 容 是 否 符 合 公 司 要 求 。 另 外 ， 文 件 转 化 成 档 案 的 过 程 中 ， 要 站 在 档 案 的 角 度 ， 审 核 其 是 否 完 整 、 连 续 、 有 效 ； B ： 文 件 接 收 。 交 接 双 方 应 有 文 字 性 凭 证 ， 例 如 邮 件 或 移 交 单 等 。 应 记 录 文 件 排 列 的 顺 序 及 规 格 ， 确 认 文 件 的 页 数 、 载 体 类 型 、 原 件 或 复 印 件 等 信 息 ； C ： 文 件 录 入 。 这 是 最 为 关 键 的 环 节 ， 将 直 接 影 响 后 期 档 案 的 利 用 效 果 。 录 入 文 件 时 ， 应 做 到 ： a : 信 息 遵 从 文 件 内 容 本 身 录 入 ； b : 信 息 录 入 正 确 、 完 整 ； 除 文 件 本 身 信 息 外 ， 需 添 加 档 案 信 息 （ 如 档 号 、 类 别 代 码 、 分 类 代 码 等 ） ； c : 为 便 于 利 用 者 检 索 和 查 阅 档 案 信 息 ， 需 对 文 件 信 息 进 一 步 优 化 （ 摘 要 、 关 键 字 、 备 注 说 明 等 ） ; d : 每 份 文 件 起 码 要 有 全 宗 号 、 档 号 、 年 度 、 所 属 机 构 、 文 件 题 名 、 责 任 者 、 文 件 编 码 、 载 体 类 型 、 原 件 / 复 印 件 、 保 管 期 限 等 信 息 。 D ： 文 件 整 理 及 归 档 。 原 则 上 按 份 整 理 ， 部 分 文 件 按 套 整 理 （ 如 诉 讼 文 件 ） ； 实 行 纸 质 电 子 结 合 的 双 轨 管 理 制 度 。 例 如 ， 重 要 电 子 文 件 做 到 打 印 留 底 归 档 ， 存 放 时 应 按 照 所 属 公 司 、 年 度 、 类 型 依 次 摆 放 。 E ： 库 房 整 理 。 库 房 的 整 理 及 管 理 决 定 了 档 案 保 存 的 完 整 性 。 日 常 工 作 开 展 中 ， 应 注 意 ： a : 使 用 档 案 柜 或 密 集 架 进 行 档 案 搁 置 ； b : 原 则 上 保 管 和 使 用 分 离 ， 即 档 案 借 阅 室 应 与 档 案 存 放 室 割 离 ； c : 库 房 出 入 必 须 按 照 人 档 案 的 形 式 加 以 登 记 。 做 到 防 火 、 防 盗 、 防 尘 、 防 虫 、 防 晒 、 防 潮 、 防 高 温 、 防 有 害 生 物 、 防 污 染 等 （ 例 如 日 常 打 扫 、 保 养 消 防 器 材 、 控 制 温 度 及 湿 度 等 ） 。 ② 做 好 档 案 的 分 类 管 理 是 基 本 原 则 。 档 案 管 理 人 员 应 将 各 部 门 提 交 的 文 件 、 材 料 、 证 照 等 ， 按 照 归 档 要 求 组 件 ， 有 序 排 列 ， 以 便 后 期 的 管 理 及 利 用 。 一 般 来 说 ， 组 件 是 以 单 份 文 件 为 一 件 ， 但 也 可 将 关 联 紧 密 的 多 个 件 组 成 一 件 。 文 件 依 据 自 身 属 性 、 特 征 及 利 用 需 要 可 划 分 为 以 下 几 类 ： a ： 按 照 载 体 归 纳 ： 可 分 为 影 音 类 、 电 子 类 、 纸 质 类 、 实 物 类 ； b ： 按 照 时 间 归 纳 ： 可 分 为 月 度 、 年 度 ； c ： 按 照 保 管 年 限 归 纳 ： 可 分 为 短 期 、 长 期 、 永 久 ； d ： 按 照 内 容 归 纳 ： 可 分 为 资 产 类 、 标 准 类 、 文 书 类 、 管 理 类 ； e ： 按 照 机 构 归 纳 ， 即 按 文 件 生 成 中 心 或 部 门 进 行 分 类 ， 按 照 复 式 结 构 归 纳 ： 可 分 为 年 度 内 容 、 年 度 机 构 、 机 构 内 容 等 。 在 分 类 管 理 时 ， 应 根 据 自 家 公 司 情 况 及 需 求 ， 采 用 合 适 的 结 构 进 行 分 类 。 例 如 ： 年 度 - 机 构 - 保 管 年 限 等 。 并 依 据 分 类 标 准 做 好 档 案 陈 列 ， 方 便 后 期 检 索 。 ③ 依 据 时 效 、 管 理 范 围 变 动 对 档 案 进 行 规 模 性 调 整 。 可 按 照 半 年 、 一 年 的 时 间 长 度 ， 定 期 销 毁 失 效 或 不 具 备 价 值 的 档 案 。 成 立 档 案 鉴 定 小 组 ， 专 门 对 到 期 档 案 进 行 清 查 、 鉴 定 。 在 接 受 监 督 的 情 况 下 ， 处 理 档 案 。 另 外 ， 根 据 业 务 部 门 需 求 反 馈 ， 档 案 工 作 也 应 进 行 相 应 调 整 。 例 如 ： 业 务 部 门 需 归 档 的 具 体 文 件 变 动 ， 那 么 档 案 管 理 工 作 也 应 有 所 应 对 。 ④ 制 定 档 案 管 理 应 急 方 案 ， 避 免 险 情 ， 做 好 万 全 之 策 。 重 要 档 案 在 突 发 事 件 来 临 时 ， 应 能 及 时 被 转 移 到 安 全 场 所 ， 得 到 最 大 限 度 的 保 护 。 0 3 . 后 期 利 用 档 案 管 理 不 是 将 档 案 整 理 完 就 算 结 束 了 。 让 档 案 有 效 流 通 及 利 用 ， 才 是 档 案 管 理 的 终 极 目 标 。 ① 建 立 查 询 、 借 阅 等 制 度 ， 让 档 案 成 果 惠 及 员 工 。 原 则 上 由 档 案 部 门 对 统 一 保 管 的 档 案 文 件 进 行 利 用 ， 文 件 生 成 部 门 不 得 随 意 将 其 生 成 持 有 的 文 件 外 借 。 档 案 可 通 过 原 件 、 复 印 件 、 电 子 件 、 在 线 阅 览 等 形 式 进 行 利 用 ， 档 案 管 理 人 员 应 根 据 文 件 借 阅 方 式 和 档 案 密 级 不 同 （ 公 开 、 秘 密 、 机 密 、 绝 密 ） ， 制 定 不 同 的 借 阅 流 程 。 同 时 注 意 档 案 归 还 时 不 被 涂 改 、 保 存 完 整 。 ② 根 据 档 案 信 息 ， 为 公 司 决 策 提 供 数 据 支 持 。 在 档 案 整 理 的 过 程 中 ， 就 可 收 集 相 应 的 数 据 及 建 议 。 a ： 文 件 审 核 过 程 ， 可 检 查 公 司 各 类 工 作 流 程 ； b ： 文 件 接 收 过 程 ， 可 依 据 数 量 梳 理 各 阶 段 业 务 活 跃 度 ； c ： 档 案 类 别 上 ， 可 看 出 各 部 门 之 间 协 作 是 否 紧 密 。 另 外 ， 档 案 管 理 人 员 还 可 对 档 案 信 息 进 行 再 加 工 ， 提 供 有 效 的 档 案 产 品 。 例 如 ： 对 公 司 每 年 度 打 印 机 租 赁 费 用 进 行 汇 总 ， 为 相 关 部 门 提 供 数 据 支 持 ； 对 租 赁 合 同 进 行 分 析 梳 理 ， 可 得 出 本 年 度 公 司 设 立 了 多 少 分 公 司 ， 分 局 区 域 等 信 息 。 T H E E N D 档 案 管 理 是 项 长 期 工 作 ， 需 要 行 政 e r 付 出 足 够 的 耐 心 ， 才 能 收 获 完 美 答 卷 。 优 质 的 档 案 工 作 不 仅 是 行 政 人 职 场 进 阶 的 阶 梯 ， 也 是 业 务 部 门 得 以 正 确 决 策 的 合 理 依 据 。 当 你 完 成 整 个 档 案 工 作 以 后 ， 成 长 与 价 值 也 将 随 之 而 来 。 查 看 更 多 企 业 档 案 管 理 混 乱 ， 我 们 该 如 何 解 决 ， 安 徽 企 业 档 案 管 理 困 难 在 哪 2 0 2 3 . 0 3 . 1 8 档 案 界 一 般 把 档 案 划 分 为 ： 文 书 档 案 、 科 技 档 案 、 专 门 档 案 和 音 像 档 案 （ 或 特 殊 档 案 ） 四 个 种 类 。 而 档 案 分 类 是 一 项 重 要 基 础 性 工 作 ， 如 果 文 件 分 类 不 清 、 组 织 体 系 混 乱 、 材 料 没 有 “ 各 归 其 位 ” ， 整 理 编 目 杂 乱 无 序 ， 整 理 者 空 耗 精 力 ， 使 用 者 “ 怨 声 载 道 ” 。 鸿 博 档 案 数 据 科 技 承 接 了 多 家 国 （ 央 ） 企 、 政 府 单 位 、 各 民 营 企 业 的 档 案 信 息 化 、 数 字 化 业 务 。 期 间 ， 遇 到 了 不 少 问 题 ， 走 过 一 些 弯 路 ， 积 累 了 宝 贵 的 经 验 。 从 公 司 成 立 以 来 ， 我 们 一 直 秉 承 “ 共 同 成 长 、 构 建 健 康 生 态 圈 ” 的 理 念 ， 一 人 独 享 ， 不 如 众 人 皆 有 所 得 。 ( 一 ) 分 类 不 科 学 文 书 档 案 中 ， 能 找 到 科 技 档 案 ； 科 技 档 案 中 ， 能 发 现 文 书 档 案 。 母 公 司 、 子 公 司 档 案 放 一 起 ； 已 注 销 公 司 与 正 常 经 营 公 司 档 案 放 一 起 。 在 没 有 进 行 信 息 化 处 理 前 ， 查 找 起 来 ， 可 谓 千 头 万 绪 ， 大 海 捞 针 。 ( 二 ) 多 人 多 地 交 叉 管 理 王 某 管 理 一 块 ， 李 某 管 理 一 片 ； 档 案 室 保 存 前 期 资 料 ， 办 公 室 放 置 现 有 资 料 ； 进 而 出 现 ， 一 会 找 保 管 人 ， 一 会 跑 档 案 室 ， 时 间 就 在 来 回 反 复 中 消 耗 。 针 对 上 述 现 象 ， 鸿 博 档 案 给 出 以 下 建 议 ： ( 一 ) 科 学 分 类 按 照 国 家 标 准 ， 如 《 机 关 档 案 管 理 规 定 》 、 《 归 档 文 件 整 理 规 则 》 、 《 科 技 类 档 案 案 卷 构 成 一 般 规 则 》 、 《 纸 质 档 案 数 字 化 规 范 》 等 ， 进 行 科 学 分 类 、 整 理 ， 便 于 查 询 、 利 用 。 ( 二 ) 定 责 有 些 单 位 ， 没 有 专 人 管 理 档 案 ， 可 以 考 虑 指 定 某 一 人 ， 在 一 定 时 期 内 兼 管 档 案 ， 保 证 档 案 管 理 的 流 畅 。 对 于 不 再 兼 管 时 ， 详 细 填 写 交 接 清 单 ， 保 证 接 替 者 ， 能 快 速 上 手 适 应 ， 减 少 管 理 的 真 空 期 。 档 案 管 理 ， 重 在 理 。 理 顺 ， 则 通 。 通 则 事 半 功 倍 ， 有 条 不 紊 。 查 看 更 多 企 业 档 案 数 字 化 流 程 ， 什 么 是 档 案 数 字 化 ？ 匡 易 档 案 数 字 化 平 台 2 0 2 3 . 0 3 . 1 8 档 案 是 企 业 开 展 业 务 活 动 的 重 要 工 具 和 凭 证 性 信 息 记 录 ， 是 企 业 的 核 心 信 息 资 源 与 重 要 资 产 。 集 团 企 业 具 有 机 构 庞 大 、 下 属 单 位 较 多 且 层 次 复 杂 ， 各 下 属 单 位 分 散 等 特 点 。 对 于 集 团 企 业 ， 实 现 集 中 部 署 应 用 、 分 级 管 理 ， 构 建 立 体 式 企 业 数 字 档 案 馆 ， 是 集 团 企 业 数 字 档 案 管 理 最 佳 解 决 之 道 。 档 案 数 字 化 是 随 着 计 算 机 技 术 、 扫 描 技 术 、 扫 描 矩 阵 C C D 技 术 、 O C R 技 术 、 数 字 摄 影 技 术 ( 录 音 、 录 像 ) 、 数 据 库 技 术 、 多 媒 体 技 术 、 存 储 技 术 的 发 展 而 产 生 的 一 种 新 型 档 案 信 息 形 态 ， 它 把 各 种 载 体 的 档 案 资 源 转 化 为 数 字 化 的 档 案 信 息 ， 以 数 字 化 的 形 式 存 储 ， 网 络 化 的 形 式 互 相 连 接 ， 利 用 计 算 机 系 统 进 行 管 理 ， 形 成 一 个 有 序 结 构 的 档 案 信 息 库 ， 及 时 提 供 利 用 ， 实 现 资 源 共 享 。 档 案 数 字 化 较 之 传 统 档 案 管 理 有 不 可 替 代 的 先 进 性 ： 一 、 提 高 经 济 效 益 过 去 一 直 使 用 粗 放 型 模 式 即 以 增 加 办 公 人 员 和 办 公 费 用 为 解 决 这 一 难 题 的 唯 一 手 段 ， 致 使 管 理 成 本 大 幅 上 涨 。 而 数 字 化 管 理 档 案 使 传 统 的 以 纸 质 为 载 体 的 档 案 信 息 对 象 转 为 机 读 档 案 ， 不 仅 节 约 了 保 管 费 用 ， 节 省 了 占 地 空 间 ， 而 且 查 阅 起 来 极 为 方 便 迅 速 ， 从 而 避 免 了 反 复 印 制 资 料 而 造 成 的 纸 张 和 人 员 的 浪 费 。 二 、 提 高 办 公 效 率 数 字 化 档 案 管 理 使 资 料 能 及 时 归 档 ， 并 尽 快 提 供 利 用 。 以 组 织 部 门 为 例 ， 干 部 的 任 用 、 干 部 的 提 拔 都 需 要 详 细 准 确 的 档 案 信 息 。 然 而 档 案 数 字 化 管 理 变 可 提 供 详 细 、 即 时 的 数 据 信 息 ， 为 领 导 决 策 提 供 服 务 。 与 此 同 时 ， 数 字 化 档 案 管 理 使 查 询 资 料 变 得 非 常 简 单 ， 真 正 让 办 公 人 员 做 到 足 不 出 户 便 可 知 晓 天 下 大 事 。 由 于 信 息 的 超 时 空 流 动 ， 数 字 化 档 案 事 实 上 成 为 “ 无 墙 界 档 案 ” ， 档 案 库 也 从 文 件 实 体 的 保 管 基 本 变 成 了 提 供 利 用 方 便 的 信 息 控 制 中 心 。 三 、 增 强 档 案 原 件 保 护 将 纸 制 档 案 转 变 为 数 字 化 电 子 档 案 后 ， 档 案 的 使 用 更 加 安 全 。 尤 其 对 历 史 久 远 的 档 案 材 料 ， 数 字 化 处 理 后 无 疑 是 对 其 更 好 的 保 护 ， 另 外 ， 通 过 档 案 的 数 字 化 处 理 后 ， 防 止 了 部 分 档 案 篡 改 的 行 为 。 查 看 更 多 友 情 链 接 ： 中 华 人 民 共 和 国 国 家 档 案 局 核 心 服 务 专 业 服 务 经 典 案 例 新 闻 资 讯 关 于 我 们 鸿 博 云 平 台 鸿 博 云 服 务 档 案 管 理 咨 询 存 储 备 份 与 馆 室 托 管 金 融 投 资 类 工 程 建 筑 房 产 类 生 产 制 造 类 保 险 银 行 类 政 府 机 构 类 社 会 服 务 类 公 司 新 闻 行 业 新 闻 档 案 知 识 通 知 公 告 公 司 简 介 企 业 文 化 公 司 大 事 记 公 司 成 长 组 织 架 构 远 景 规 划 1 3 2 0 5 5 1 9 8 9 8 安 徽 省 合 肥 市 黄 山 路 科 大 讯 飞 1 号 楼 5 楼 扫 码 关 注 我 们 C o p y r i g h t 2 0 1 9 安 徽 鸿 博 档 案 数 据 科 技 有 限 公 司 A l l r i g h t s r e s e r v e d . 皖 I C P 备 1 4 0 1 0 5 6 6 号 - 1 皖 公 网 安 备 3 4 0 1 9 2 0 2 0 0 0 8 7 4 号 技 术 支 持 ： 浪 讯 科 技

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